¿Cuáles son las razones de porqué formar equipos se vuelve un tema empresa tan importante? Esencialmente por dos razones; la primera es simplemente humana, si las personas no se sienten apoyadas, contentas en su quehacer o sencillamente no validan las visiones organizacionales, se derrumba todo; y segundo, porque si vemos personas dentro de los equipos de trabajo de una empresa que reflejan no estar comprometidas o involucradas en la misión y visión de ésta, claramente se manifestará a los clientes finales, y sobre esto, la consecuencia es clara: los clientes no validan a la empresa que ofrece sus productos o servicios.
Equipos en Logística
En Logística el tema de la construcción de equipos cobra especial relevancia, ya que las operaciones son extremas, siempre en terreno y en horarios poco convencionales, lo que hace que si las personas del equipo no están involucradas con su trabajo difícilmente podremos llegar a destino, en lo más amplio de la palabra.
Partamos definiendo qué tipo de personas componen el equipo en logística: aquí no hay mucha ciencia, los perfiles van desde el gerente o director de Logística, pasando por mandos medios como jefes de áreas o encargados de secciones, conductores, pickeadores, despachadores hasta los grueros, peonetas y guardias. Lo primero que se nos viene a la mente es ¿cómo alineamos a jerarquías tan disímiles hacia un objetivo o tarea común? Esta es la gran pregunta, aquí no basta con tener a un jefe o gerente dando órdenes a subalternos, aquí necesitamos de algo más y ese “algo más” son personas con “hambre”.
Pero ¿qué significa “tener hambre”? Es básicamente una expresión que identifica a personas que quieren superarse, independiente de los problemas, sacrificios o adversidades, son aquellas personas que los mueve “algo más” que el simple afán de tener un sueldo a fin de mes; en síntesis, ese “algo” es hacer cosas que les signifique reconocimiento de sus pares o equipos y que los enriquezca tanto profesional como personalmente, en forma ética y responsable.
Liderazgo logístico
Ahora si tenemos a las personas del equipo, que más que gente son seres humanos sacrificados, debemos pensar ¿cómo deben ser los líderes que necesitamos para llevar a cabo nuestra tarea? Para describirlos tenemos que pensar en qué es lo importante para los equipos de logística, en esas jornadas duras cuando un líder o un jefe les indica el “cómo” y “qué” hacer; aquí llegamos a la Validación, concepto no muchas veces usado en forma explícita pero que, sin embargo, en forma implícita explica muchas veces el éxito o fracaso de las operaciones.
Aquí surge la diferencia entre ser “todos ustedes o todos nosotros”, pero ¿qué significa esto? Simple y sin ecuaciones: por ejemplo, si enviamos a todo un equipo a tomar inventario un sábado y domingo, lo que en términos reales es un fin de semana sin descanso y sin su familia (los logísticos sabemos lo difícil de compatibilizar los horarios de las operaciones), claramente debemos hablar de “todos nosotros” y no decir “tomen inventario todos ustedes”. El líder debe estar a primera hora, cargando, contando y preocupándose que su equipo esté cien por ciento concentrado en su tarea. Esto genera un grado de compromiso en las diferentes áreas de la logística, y lo más importante, genera esa cercanía humana tan necesaria cuando las tareas son duras y muchas veces ingratas; estos actos potencian los equipos y generan ese involucramiento y complicidad entre todos, es decir, los equipos transmitirán que su jefe “no es de escritorio, está en terreno con nosotros”.
Aquí surge el concepto de involucramiento en las operaciones, tareas, proyectos y objetivos, la pregunta es ¿cómo hacemos para que los equipos hagan sus tareas, en calidad, cantidad y sobre todo oportunidad? Esta interrogante puede sin duda tener muchas respuestas, sin embargo, el involucramiento de los líderes y los equipos en los proyectos es el punto de partida. Ahora si tenemos al equipo con “hambre”, líderes con “validación” e “involucrados” estaríamos en presencia de un equipo en la más amplia definición de la palabra.
Suena fácil, sin embargo, no lo es y eso hace de la logística un lugar complejo para formar equipos, pero a su vez un lugar en donde el gran porcentaje del éxito de las operaciones depende principalmente de las personas, y decimos PERSONAS con todo lo que significa; las relaciones humanas se vuelven vitales y necesarias, en esos turnos o viajes entre tanta adversidad y esfuerzo físico, pero siempre con un objetivo en mente: “la promesa al cliente”.
La promesa al cliente
Es un compromiso que llevan grabado en el fondo todos los equipos logísticos, pero significa sencillamente cumplir con la tarea inicial de todo grupo de trabajo: cumplir en cantidad, calidad y oportunidad con los clientes internos y externos. Aquí podemos poner muchos ejemplos, pero sin duda los choferes de camiones son una muestra tangible de lo que es ser un logístico comprometido con los clientes, como describe una editorial deLogística, con el siguiente relato:
Hablar de los transportistas no es hablar de los dueños de los camiones, es de nuestros queridos y sacrificados conductores, que recorren como dice la canción, el país de “punta a punta”, son tan solidarios que se protegen y apoyan en esas noches de conducción con otros pares fieles acompañantes de las oscuras rutas; ahí no hay religiones ni colores políticos ni menos competencias entre empresas, son personas que comparten vivencias, experiencias y sobre todo una vida en común: la soledad de la carretera. Si la noche es larga, entre paradas a comer o cargar petróleo, tanto en el norte como en el sur todos saben de su presencia, puede ser un camión y carro o semirremolque cargados con contenedores, pallets o graneles de todo tipo; en fin, son los vigías de la noche, incansables guardianes de sus cargas y humildes mecánicos de sus camiones; los choferes guardan esa tristeza de navidades y de fiestas patrias, cuando nosotros estamos disfrutando con nuestras familias, ahí están ellos en la carretera sin un pan de pascua ni un asado, solo la buena comida de una de las tantas lugares de descanso que les da el aliento a seguir a destino.
Una vez que llegan, les dicen “flaco no te preocupes espera en la fila, te llamaremos”, ellos sin desayunar muchas veces, otras sin bañarse o sin ni siquiera ir a un baño digno, esperan pacientemente que los descarguen si tienen suerte, ya que la mayoría de las veces “mis choferes” son los que descargan sin ni siquiera despertar… pero ahí están, siempre listos.
La teoría de flujos o la teoría de colas (como nos gusta a los ingenieros) no alcanzan a explicar el tremendo empuje, fuerza y compromiso que le ponen los choferes en el día a día.
Conductores de camiones de carga, honrados, sacrificados y humildes, siempre a la espera de un “Sí lo vamos a descargar”, ustedes son las “bodegas con ruedas” como muchas veces les han dicho; el que se dice de logística debe sentir el rugir de los motores, descansar en esas literas estrechas o simplemente pasar semanas lejos de casa, ese es el sacrificio de personas con hambre, involucradas y comprometidas, y es sólo una parte de la cadena logística, sin embargo, son el contacto directo con el cliente.
Lo anterior refleja, sin duda, el espíritu de los equipos logísticos, muchas veces sacrificios, muchas veces malos ratos, pero sin lugar a dudas, un gran involucramiento, por eso hablamos de que independiente de los cargos o estructuras organizacionales en la logística, las personas son lo más importante.
Para tener en cuenta
Las personas son lo más importante pero no como palabra de buena crianza, sino como un punto de partida para hacer que cualquier negocio sea rentable y sobre todo que entregue un muy buen servicio, que genere sin lugar a dudas un elemento diferenciador.
Pero cómo resumimos todo lo anterior y generamos planes de acción, es decir, ¿cuáles serían los pasos para seguir en forma ordenada?
- Saber claramente qué objetivo queremos lograr.
- Definir el perfil de cada uno de los miembros de los equipos.
- Buscar líderes que sean validados, esto es vital.
- Buscar personas que compongan los equipos con mucha “hambre” (según lo analizado anteriormente).
- Enfocar al Equipo a que su mayor objetivo es cumplir la “promesa al cliente”, tanto interno como externo.
- Tener equipos que hagan el seguimiento continuo y que hablen el mismo “idioma” con toda la organización, es decir, que no solamente en logística estén enfocados al cliente, sino que, en toda la empresa y sus áreas, esto sería perfecto ya que todos irían con el mismo discurso al cliente y en forma consistente.
Por último, como siempre hemos mencionado, da lo mismo el último sistema informático, o la mejor publicidad o las cualidades extraordinarias de un producto, si no somos capaces de que esté en la estantería o góndola a la hora que el cliente lo requiera, y esto no es antojadizo, sino más bien un principio. Por ejemplo, un día viernes en la noche y nosotros después de una semana de trabajo ardua queremos relajarnos e ir a comprar a una tienda o supermercado una marca de vinos que tiene un excelente producto, una excelente calidad, un excelente precio y un espectacular Marketing, pero si no está en estantería ese día por quiebre de stock, la pregunta que surge es ¿vuelvo mañana para ver si llegó o lo reemplazo por algo equivalente en ese momento?
La moraleja que nos queda es que no sacamos nada si el producto no está: eso es logística y el logro de sus equipos.
Rodrigo Rojas Toledo para deLogística
Buenos días
Algo que me ha llamado enormemente en los temas de logística/procura, hoy en día en Chile, es que, en el control de inventarios, sus tiempos son elevados para concretar los cierres contables, y lo observado directamente (temas de consultoría) así como en conversaciones con empresarios (family office) es que es normal obtener resultados los días 10 al 15 de cada mes. Comento esto ya que en mi experiencia en VEN así como en la región Andina pudimos desarrollar métodos básicos de control que permitieron hacer cierres contables de inventarios con determinación de diferencias en menos de 8 hrs, generando reportes y acciones en el día 2, no importando si el día de cierre (día 30 habitualmente) cayese en cualquier día de semana, minimizando cualquier efecto en la operación logística y/o de manufactura no mayor a 8 hrs, inclusive en 4 hrs. En pocas palabras, los extra costos operacionales así como labores en sobre tiempo se fueron al mínimo requerido.
¡Muchas gracias por sus comentarios!