Las 8 claves al contratar transporte carretero

Que no llegan a tiempo, que siempre alegan por las tarifas, que no tienen camiones, que las carpas están en mal estado, que no tienen peonetas, en fin, podemos mencionar muchos problemas que se pueden originar en nuestra relación con el transporte; sin embargo, para deLogística –como lo hemos mencionado muchas veces- el Transportista no es un mal necesario, sino un Socio Estratégico y sobre esa base debemos trabajar en equipo y sobre todo tener las reglas y conceptos muy claros.

DeLogística preparó 8 claves a tener en cuenta al momento de contratar un servicio de transporte carretero, estas son:

  1. Formalidad: Las empresas de transportes deben estar dispuestas a tener contratos formales de servicios, esto resguarda tanto al proveedor como el mandante y a su vez demarca las áreas operacionales en forma clara y con procedimientos seguros tanto en zonas de carga como descarga. Las empresas de transporte deberán poseer una estructura organizacional formal independiente del tamaño que sea, que incluya seguros y contabilidad, por ejemplo.
  2. Seguridad: Hay que tener claro que cuando un camión lleva productos de una empresa X hacia los clientes, estos transportistas pasan a ser el interlocutor visible de la empresa con ellos, tanto de forma como de fondo. ¿Por qué es esto importante? Porque si hay un accidente y se da vuelta la carga, la responsabilidad frente al mercado y a la ley es del transportista y de la empresa, especialmente si la carga daña a terceros. Por tal razón las políticas de seguridad de la empresa tales como horas de conducción, políticas de velocidad, control de pesos u otras pasan a ser relevantes al momento de tomar una decisión.
  3. Trazabilidad: Uno de los problemas al momento de entregar un buen servicio al cliente final es determinar con la mayor exactitud los tiempos de carga y descarga según corresponda, y sobre todo lo exigido por los clientes finales es tener día y hora de la entrega de los productos de forma precisa y segura; esto es muy relevante ya que los clientes también deben planificar recursos como grúas o personal, sin embargo, lo que más los preocupa es no quebrar stock. Aquí las empresas de transportes deben tener alguna tecnología, tipo GPS u otro recurso más o menos sofisticado, pero que permita tener certeza de dónde va el producto.
  4. Control: El control interno de la empresa de transportes es primordial, sobre todo en lo que concierne a los flujos documentales, es decir, firmar guías de entrega, facturas a cliente, controles de devoluciones, chequeo físico de carga, en fin, deben tener controles formales en toda la operación de transporte, que en caso de una logística inversa, permita hacer un seguimiento eficiente para así tomar las medidas correctivas.
  5. Gestión: El concepto de mejora continua debe ser un elemento a considerar en la empresa de transporte a contratar, ya que si bien por ejemplo una combinación tracto más camión nos puede permitir cargar un volumen óptimo, éste en el tiempo va cambiando por el surgimiento de nuevas tecnologías, mejoras en rendimientos o nuevos equipos de transporte; aquí es importante que la empresa de transportes esté en línea con los nuevos tiempos, sin presentar problemas de adaptabilidad a los requerimientos de los clientes. Otro punto importante es la gestión de viajes, es decir, generar alianzas que induzcan a un Round Trip (viaje ida y vuelta) eficiente con el fin de optimizar los costos de transporte, y que esos ahorros sean compartidos con la empresa mandante.
  6. Competitividad: Siempre hemos dicho como deLogística que no existe la mejor tarifa de transporte, sino que existe el mejor servicio asociado a una tarifa de transporte, aquí lo importante es que las cobros estén en los rangos de mercado y que los elementos diferenciadores sean el servicio, no al revés, ya que no sacamos nada con tener una empresa de transportes con la tarifa más baja si no es capaz de llegar nunca a tiempo con los clientes, aquí debemos hacer un benchmarking de mercado para el servicio que estemos contratando, la idea no es subvencionar ineficiencias.
  7. Equipo: DeLogística siempre ha señalado que lo más importante en la Logística son las personas y en el caso del transporte estos son los choferes y peonetas, ellos serán nuestra cara visible frente al cliente por lo que deben ser personas responsables, respetuosas, honradas por decir algunas cualidades; sin embargo, para que se produzca esto y tengamos un equipo de transporte comprometido, debemos darles todas las herramientas operacionales y asegurarnos que tengan todas las leyes sociales al día, con sueldos dignos y con incentivos de servicio, un equipo feliz reflejará sin duda ese compromiso con el cliente final.
  8. Operador: Por último, la empresa de transportes, independiente del tamaño que sea aunque tenga mil camiones o solo uno, debe tener en su ADN el concepto de operador de transporte, es decir, que no sea sólo un fletero o un transportista que traslada productos de un lugar a otro, debe tener como propio que éste presta un servicio a los clientes y como tal debe adaptarse operativamente dependiendo de las circunstancias que se presenten, como conseguir personal imprevisto, o grúas o más camiones; en fin, siempre deben tener en claro que el objetivo principal no es el flete sino que el cliente tenga el producto en oportunidad, ya que de esto depende la sustentabilidad de la empresa y de ellos mismos en el tiempo.

Esperamos que estos puntos ayuden a profesionalizar las elecciones de las empresas de transporte, las cuales deben ser siempre sobre el concepto de que el transporte es un socio estratégico y no un mal necesario.

Rodrigo Rojas Toledo

PD: Bonus track, debemos asegurar que los choferes, sobre todo en grandes trayectos descansen y se alimenten como corresponde, son seres humanos que hacen un gran sacrificio y merecen nuestro respeto máximo.

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